Charte d'utilisation 138 Messagerie d'entreprise pour le service comptabilité : règles, contrôles et limites

Pourquoi une charte spécifique pour le service comptabilité ?

Les équipes financières manipulent quotidiennement des factures, des relevés bancaires, des déclarations fiscales et des échanges avec des fournisseurs ou des auditeurs. Une messagerie d'entreprise basée sur un nom de domaine propre, comme celle proposée par 138 Messagerie d'entreprise, constitue le canal principal de ces flux. Cependant, sans règles claires, les risques sont concrets : usurpation d'identité par e-mail, perte de pièces comptables après suppression accidentelle, ou interruption de service lors d'un changement de collaborateur.
Cette charte ne remplace pas une politique de sécurité informatique globale. Elle définit les règles d'usage, les points de contrôle et les procédures de support après-vente applicables aux utilisateurs du service comptabilité qui s'appuient sur 138 Messagerie d'entreprise pour leurs échanges professionnels.

Périmètre d'application et comptes concernés

La charte s'applique à tous les comptes de messagerie rattachés au service comptabilité, qu'il s'agisse de comptes nominatifs (ex. `prenom.nom@votre-domaine.com`) ou de comptes fonctionnels (ex. `comptabilite@`, `factures@`, `tresorerie@`).
Points de contrôle à la création des comptes :

• Chaque compte doit être créé par l'administrateur de la messagerie via le portail d'administration, dans la section « Organisation et utilisateurs — Gestion des utilisateurs ».
• Les comptes fonctionnels doivent être associés à une personne responsable identifiée en interne, capable d'en assurer la supervision et la relève en cas d'absence.
• L'adresse e-mail utilise obligatoirement le nom de domaine propre de l'entreprise comme suffixe `@`. Aucun compte comptable ne doit être créé sur une adresse personnelle ou un domaine non maîtrisé par l'organisation.
• Si l'entreprise ne dispose pas encore de domaine, celui-ci doit être enregistré et configuré avant l'activation du service. 138 Messagerie d'entreprise peut accompagner cette étape, mais la propriété et la gestion du domaine relèvent du client.

Règles de sécurité des mots de passe et authentification

La protection des accès est la première ligne de défense pour un service traitant des données financières sensibles.

Politique de mot de passe

Le portail d'aide officiel recommande des mots de passe d'au moins 8 caractères, combinant lettres, chiffres et symboles spéciaux. Pour le service comptabilité, il est conseillé d'aller au-delà de ce minimum :

• Exiger un changement de mot de passe à la première connexion de chaque nouveau collaborateur.
• Interdire la réutilisation des trois derniers mots de passe.
• Ne jamais transmettre de mot de passe par e-mail ou messagerie instantanée.

Procédure de récupération de mot de passe

Deux cas de figure sont prévus par le système 138 Messagerie d'entreprise :

1. Mot de passe oublié par un utilisateur standard : si un numéro de téléphone mobile est associé au compte, l'utilisateur peut effectuer une récupération autonome via la page de connexion. Dans le cas contraire, il doit contacter l'administrateur interne de la messagerie pour une réinitialisation. Le support officiel de 138 ne réinitialise généralement pas directement les mots de passe des sous-comptes utilisateurs.
2. Mot de passe administrateur oublié : si le compte administrateur est lié à un mobile, la récupération se fait via le processus de vérification en ligne. Si aucun mobile n'est lié, la demande doit être envoyée depuis l'adresse e-mail de contact prévue au contrat à `kf@138.gz.cn`, accompagnée des éléments de vérification requis. Ne communiquez jamais de codes de vérification à des tiers non officiels.

Gestion des départs, transferts et suppressions de comptes

Le turnover au sein d'un service comptabilité exige des procédures strictes pour éviter la perte de données ou l'accès résiduel d'anciens collaborateurs.

Avant la suppression d'un compte

• Effectuer un transfert complet des e-mails et des pièces jointes vers le compte du remplaçant ou vers un compte fonctionnel de relève.
• Exporter les contacts et les règles de tri automatiques.
• Révoquer les accès aux applications tierces connectées via les protocoles SMTP, IMAP ou POP.

Suppression et fenêtre de récupération

L'administrateur procède à la suppression depuis la console « Organisation et utilisateurs — Gestion des utilisateurs ». Selon les informations publiées par 138 Messagerie d'entreprise, un compte supprimé peut être restauré par l'administrateur dans un délai de 7 jours maximum via la fonction « Restaurer les utilisateurs supprimés ». Les données du compte sont alors synchronisées et rétablies. Au-delà de ce délai, la récupération n'est plus garantie.

Point d'attention : cette fenêtre de 7 jours s'applique également à la récupération des e-mails supprimés. Seul l'administrateur peut restaurer les messages effacés par un sous-compte, en totalité ou partiellement. Intégrez cette contrainte dans votre politique de rétention comptable.

Anti-spam, usurpation d'identité et alertes de sécurité

Les services comptables sont des cibles privilégiées pour les tentatives de fraude par e-mail (fausses factures, modification de RIB, demandes de virement urgentes). 138 Messagerie d'entreprise intègre plusieurs mécanismes de protection qu'il convient d'activer et de surveiller :

• Authentification des expéditeurs
• : les enregistrements SPF, DKIM et DMARC doivent être correctement configurés sur le domaine de l'entreprise. Ces mécanismes permettent de vérifier que les e-mails reçus au nom de votre domaine proviennent bien de serveurs autorisés.
• Détection des e-mails frauduleux
• : le système propose des alertes pour les messages suspects ou provenant d'expéditeurs inconnus. Les utilisateurs du service comptabilité doivent être formés à reconnaître ces alertes et à ne jamais cliquer sur des liens ou ouvrir des pièces jointes sans vérification préalable.
• Anti-spam et anti-virus
• : le filtrage est opéré au niveau du serveur de messagerie. Les faux positifs (e-mails légitimes bloqués) doivent être signalés à l'administrateur pour ajustement des listes blanches.

Utilisation multi-terminaux et clients de messagerie

Les comptables travaillent souvent sur plusieurs appareils : poste de travail au bureau, ordinateur portable en déplacement, smartphone pour les urgences. 138 Messagerie d'entreprise prend en charge l'accès via :

• Le portail web officiel
• Les applications mobiles
• Les clients de messagerie PC
• Les clients tiers utilisant les protocoles standard SMTP, IMAP et POP

Règles pour la charte :

• Privilégier le protocole IMAP pour garantir la synchronisation des dossiers et des statuts de lecture sur tous les appareils.
• Activer le chiffrement SSL/TLS sur toutes les connexions client.
• Interdire le stockage local non chiffré des pièces jointes comptables sur des appareils personnels.
• En cas de perte ou de vol d'un appareil, l'administrateur doit immédiatement changer le mot de passe du compte concerné et révoquer les sessions actives.

Procédures de support après-vente et escalade

Lorsqu'un dysfonctionnement survient — e-mail non reçu, erreur de connexion, problème de synchronisation — la charte doit définir un circuit clair de remontée :

Le support officiel direct couvre l'activation, la migration, la configuration et la maintenance quotidienne. Les entreprises clientes bénéficient d'un accompagnement sans intermédiaire, ce qui réduit les délais de résolution pour les incidents critiques du service comptabilité.

Limites et responsabilités

• Responsabilité de l'entreprise
• : maintenir à jour les enregistrements DNS, former les utilisateurs aux bonnes pratiques, et gérer les accès en interne.
• Responsabilité du fournisseur
• : assurer la disponibilité du service de messagerie, le filtrage anti-spam/anti-virus, la distribution mondiale des e-mails et le support technique officiel.
• Limites de la charte
• : ce document ne couvre pas les obligations réglementaires spécifiques en matière de conservation des documents comptables, qui relèvent de la législation locale et des normes applicables à votre juridiction.

Prochaines étapes

Si votre service comptabilité utilise déjà 138 Messagerie d'entreprise ou envisage de le déployer, commencez par auditer les points suivants : configuration des enregistrements SPF/DKIM/DMARC, politique de mots de passe, procédure de suppression et récupération des comptes, et circuit d'escalade vers le support officiel. Pour toute question spécifique à votre contexte ou pour obtenir les paramètres de configuration actuels, contactez directement l'équipe de 138 Messagerie d'entreprise via le portail de service officiel.