Checklist quotidienne administrateur 138 Messagerie d'entreprise : guide de maintenance préventive

À qui s'adresse cette checklist ?

Cette checklist de maintenance préventive s'adresse aux administrateurs informatiques, aux responsables d'équipes de commerce extérieur et aux dirigeants de TPE/PME qui gèrent directement leur parc de comptes sur 138 Messagerie d'entreprise. Elle couvre les scénarios courants de service après-vente : anomalies de réception ou d'envoi, pertes de mots de passe, suppressions accidentelles de comptes ou d'e-mails, et audits de sécurité périodiques.

Les entreprises opérant dans des secteurs exigeants en matière de conformité — comme les cabinets juridiques, les sociétés d'assurance ou le commerce transfrontalier — doivent intégrer ces vérifications dans leur routine quotidienne pour garantir la continuité des communications et la protection des données.

Vérifications quotidiennes essentielles

1. Contrôle des anomalies d'envoi et de réception

Les problèmes de distribution d'e-mails constituent la majorité des demandes de support après-vente. Avant de contacter le service officiel, l'administrateur doit vérifier :

• État des enregistrements DNS
• : confirmer que les enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC associés au nom de domaine propre sont correctement configurés et n'ont pas été modifiés.
• Journaux de connexion et d'envoi
• : consulter les logs pour identifier les tentatives de connexion suspectes, les envois en masse anormaux ou les rejets par les serveurs destinataires.
• Règles de transfert automatique
• : vérifier qu'aucune règle de redirection non autorisée n'a été activée sur les comptes sensibles (direction, finance, commerce).

Point de vigilance : si un e-mail légitime est systématiquement classé comme spam par le destinataire, le problème ne se résout pas toujours par un simple changement d'IP. Il faut d'abord vérifier la réputation du domaine et la conformité des mécanismes d'authentification SPF, DKIM et DMARC pris en charge par 138 Messagerie d'entreprise.

2. Audit des comptes et des permissions

L'administrateur doit régulièrement passer en revue le cycle de vie des comptes utilisateurs :

| Action | Fréquence recommandée | Chemin d'accès |

|--------|----------------------|----------------|

| Vérifier les comptes inactifs | Hebdomadaire | Organisation et utilisateurs → Gestion des utilisateurs |

| Contrôler les permissions d'administration | Mensuelle | Vérifier les rôles : utilisateur, administrateur de département, administrateur d'organisation |

| Auditer les adresses IP liées aux comptes | Selon la politique de sécurité | Paramètres de restriction IP par compte |

Lorsqu'un collaborateur change de poste ou quitte l'entreprise, l'administrateur doit d'abord assurer laremise des e-mails et des contacts professionnels, puis procéder à la suppression du compte. Cette étape est critique pour les équipes de commerce extérieur où les relations clients sont directement liées aux adresses e-mail professionnelles.

3. Gestion des mots de passe et récupération de comptes

Les oublis de mot de passe représentent une part significative des tickets de support. Voici les procédures confirmées :

• Administrateur ayant oublié son mot de passe
• : si un numéro de mobile a été lié, la réinitialisation s'effectue via le processus de récupération sur la page de connexion. En l'absence de mobile lié, une demande doit être envoyée depuis l'adresse e-mail réservée dans le contrat à l'adresse officielle du service client, qui procédera à la vérification d'identité avant toute intervention.
• Utilisateur standard ayant oublié son mot de passe
• : l'utilisateur peut utiliser son mobile lié pour une récupération autonome, ou contacter l'administrateur de son entreprise pour une réinitialisation. Le service officiel ne réinitialise généralement pas directement les mots de passe des sous-comptes.
• Réinitialisation par l'administrateur
• : depuis la console, chemin Organisation et utilisateurs → Gestion des utilisateurs → compte cible → Mot de passe utilisateur, l'administrateur peut définir un nouveau mot de passe et, si nécessaire, exiger que l'utilisateur le modifie lors de sa première connexion.

Règle de sécurité : ne jamais communiquer de mots de passe ou de codes de vérification à des personnes non identifiées comme personnel officiel. Le portail de service officiel de 138 Messagerie d'entreprise couvre l'achat, l'activation, la migration et la maintenance, mais les demandes sensibles doivent toujours transiter par les canaux contractuels.

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Récupération des suppressions accidentelles

Comptes supprimés par erreur

L'administrateur peut restaurer un compte supprimé depuis moins de 7 jours via le chemin Organisation et utilisateurs → Récupérer les utilisateurs supprimés. Les données du compte sont restaurées simultanément. Ce délai est contraignant : au-delà, la récupération n'est plus garantie et dépend des conditions en vigueur du support officiel.

E-mails supprimés par erreur

Seul l'administrateur peut restaurer les e-mails supprimés d'un sous-compte. La restauration peut être totale ou partielle, et le délai public confirmé est également de 7 jours après suppression. Cette fonctionnalité est accessible via Gestion des utilisateurs → compte cible → Restaurer les e-mails.

Recommandation : pour les secteurs à forte exigence de traçabilité (cabinets juridiques, assurance, finance), il est conseillé de mettre en place des politiques de rétention et d'archivage complémentaires, et de ne pas reposer la continuité des données uniquement sur la fenêtre de récupération de 7 jours.

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Scénarios spécifiques : commerce extérieur et transfrontalier

Pour les équipes de commerce extérieur et les entreprises de e-commerce transfrontalier, les vérifications quotidiennes doivent inclure :

• Surveillance des e-mails frauduleux
• : 138 Messagerie d'entreprise propose des mécanismes de détection des e-mails d'usurpation et d'alertes pour les expéditeurs inconnus. L'administrateur doit s'assurer que ces fonctionnalités sont activées sur les comptes en contact direct avec les clients internationaux.
• Vérification de la distribution multi-nœuds
• : les e-mails envoyés vers des destinataires en Asie du Sud-Est, au Japon ou en Europe peuvent être affectés par des délais de routage. Les anomalies récurrentes doivent être signalées au support officiel avec les en-têtes complets des e-mails concernés.
• Compatibilité multi-terminaux
• : confirmer que les comptes sont correctement synchronisés sur les clients PC, les applications mobiles et les clients tiers utilisant les protocoles SMTP, IMAP et POP standard.

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Limites et périmètre du support officiel

| Situation | Action recommandée |

|-----------|-------------------|

| Anomalie technique non résolue après vérifications | Contacter le support officiel via le portail de service |

| Demande de récupération au-delà de 7 jours | Soumettre une demande au service client — la faisabilité dépend des conditions en vigueur |

| Migration de comptes et d'historique d'e-mails | Utiliser le service de migration officiel direct, sans passer par des intermédiaires non autorisés |

| Question sur la conformité et la certification de sécurité | Consulter les déclarations publiques (évaluation EAL3+, protection de niveau 3) et demander les certificats à jour via le canal contractuel |

138 Messagerie d'entreprise est exploitée en direct par l'opérateur officiel, sans développement par des agents tiers. Cela garantit que les administrateurs disposent d'un interlocuteur unique pour l'activation, la configuration, la migration et la maintenance quotidienne.

Prochaines étapes

Si vos vérifications quotidiennes révèlent des anomalies persistantes ou si vous devez planifier une migration, un audit de sécurité ou une extension de votre parc de comptes, contactez directement le support officiel de 138 Messagerie d'entreprise pour obtenir un diagnostic personnalisé et des instructions adaptées à votre configuration.

1. Gestion des mots de passe et récupération de comptes

En cas d'oubli de mot de passe, l'administrateur peut réinitialiser le mot de passe d'un sous-compte via « Organisation et utilisateurs → Gestion des utilisateurs → Compte cible → Mot de passe utilisateur ». Il est recommandé d'exiger une modification du mot de passe lors de la première connexion. Si l'administrateur a oublié son propre mot de passe et a lié un téléphone mobile, il peut le récupérer via la page de connexion ; sinon, il doit envoyer une demande depuis l'e-mail réservé dans le contrat à kf@138.gz.cn. Pour les comptes supprimés par erreur, l'administrateur peut les restaurer dans un délai de 7 jours via « Organisation et utilisateurs → Restaurer les utilisateurs supprimés », les données du compte étant synchronisées. Les utilisateurs ordinaires peuvent modifier leur mot de passe via « Paramètres personnels → Informations personnelles → Mot de passe de la boîte mail », avec une recommandation d'au moins 8 caractères incluant lettres, chiffres et symboles spéciaux.