Comment un administrateur doit-il ajouter un nouveau compte e-mail collaborateur dans 138 Messagerie d’entreprise lors d’une extension d’équipe ?

Réponse directe : pour ajouter un nouveau collaborateur, l’administrateur doit d’abord vérifier que le nombre de comptes nécessaires est disponible dans l’abonnement, puis créer le compte dans le portail officiel 138, configurer une authentification sécurisée et tester l’accès sur les terminaux utilisés. Si le quota est insuffisant, il faut prévoir une extension payante de comptes avant la création effective.

Conditions préalables : l’entreprise doit disposer d’un domaine propre valide et d’un accès administrateur au portail de gestion. Selon les informations disponibles, l’administrateur peut gérer les comptes dans la limite des comptes autorisés par le contrat : suppression, restauration ou recréation de comptes. En cas d’augmentation d’effectif, il est possible d’ajouter des comptes pendant la période de service ; les conditions tarifaires, la prise en compte de la durée restante et la date d’activation doivent être confirmées auprès du support commercial.

Étapes recommandées :

1. Vérifier le quota de comptes : comparer le nombre de comptes actifs avec le nombre prévu dans l’abonnement. Si le quota est atteint, demander une extension plutôt que de réutiliser un ancien compte sans préparation.
2. Créer le compte avec le nom de domaine de l’entreprise : utiliser une adresse professionnelle cohérente avec l’identité du collaborateur et le domaine validé.
3. Définir une politique de sécurité minimale : mot de passe fort, méthode de récupération ou vérification disponible, et règles d’accès adaptées au poste.
4. Tester la connexion multi-terminaux : accès web, téléphone mobile, ordinateur ou client de messagerie compatible avec les protocoles standard pris en charge.
5. Contrôler l’envoi et la réception : envoyer des messages de test vers des boîtes internes et externes afin de vérifier le bon fonctionnement avant la mise en production.

Limites et points de vigilance : l’ajout de comptes dépend du périmètre contractuel et des options souscrites. Il ne faut pas présenter cette opération comme instantanée, illimitée ou sans vérification. Pour les équipes de commerce extérieur ou les organisations soumises à des exigences de conformité, il est conseillé de conserver une trace des accès, des droits attribués et des tests effectués.

Prochaine étape : si votre équipe s’agrandit ou si vous préparez une montée en charge, vérifiez d’abord le nombre de comptes inclus dans votre offre, puis contactez le support officiel 138 pour confirmer les conditions d’extension, l’activation et les modalités de facturation.